تهیه سناریو مانور
با توجه به ارزیابی ریسک و نظرات مدیریتی پس از مشخص شدن عنوان مانور سناریو مانور معمولا توسط کارشناس HSE تهیه میشود.البته بهتر است این فعالیت به صورت گروهی با مشارکت مدیران بخش های مختلف انجام شود. تهیه سناریوی دقیق برای جلوگیری از ناهماهنگی های اجرا اهمیت دارد. هرچه در مرحله سناریو نویسی قوی تر کار کنید در مراحل بعد پیچیدگی ها کمتر میشود.
هماهنگی با سازمانهای درگیر
اگر در سناریو شما به حضور و فعالیت ارگانهای امدادی اشاره شده است باید برای هماهنگی حضور ایشان نامه نگاری های مربوطه انجام شود. بهترین زمان برای این هماهنگی ها یک ماه قبل از تاریخ اجرای مانور شماست. اگر در سناریو اشاره ای به دخالت سازمانهای خارجی امدادگر نشده باشد ولی طبق سناریو شما شواهدی برای همسایگان وجود دارد بهتر است آتش نشانی مربوط به محل خود را در جریان قرار دهید.
راهنمایی:
اولین سازمانی که باید نامه نگاری را از آنجا شروع کنید، اداره ستاد بحران و پدافند غیرعامل شهرداری است. عموما ستاد بحران شهرداری نامه نگاری ها و هماهنگی با سایر ارگانها را انجام میدهد.
اطلاع رسانی به محل همجوار
اگر برای شبیه سازی قرار است از آتش استفاده شود یا هرچیزی که باعث ایجاد رعب و وحشت در محل اطراف مانور شود، تاریخ و ساعت برگزاری مانور را اطلاع رسانی کنید. این اطلاع رسانی اغلب از طریق نصب بنر در معابر منتهی به محل مانور انجام میشود. اگر از ارسال پیامک هم استفاده کنید عالی است!
برگزاری مانور دور میزی
قبل از برگزاری مانور عملیاتی مدیران بخش ها و سازمانهای درگیر را دعوت به جلسه مانور دور میزی کنید. این جلسه شامل مطالعه سناریو و بیان نقش هر سازمان و نوع مشارکت آن در مهار حادثه است. در این جلسه پیشنهاداتی برای بهبود سناریو مطراح میشود. اهمیت برگزاری این مانور در جریان قرار گرفتن دقیق مشارکت کنندگان در مانور و به واقعیت نزدیکتر شدن سناریو است. پس از این جلسه اگر نیاز به ویرایش سناریو باشد، ویرایش انجام و سناریو نهایی میشود.
آموزش
حالا که کاملا مشخص شد که در روز عملیات چه اتفاقاتی قرار است بیفتد، نوبت به آموزش میرسد. برگزاری آموزش مانور باید شامل چند سرفصل اصلی باشد.
1- علت انتخاب موضوع مانور
پرسنل باید اهمیت برگزاری این رویداد را درک کنند. باید بدانند چرا آمادگی آنها برای شرایط اضطراری مهم است و اگر آمادگی کافی نداشته باشند چه اتفاقاتی خواهد افتاد.
2- توضیح سناریو
مشارکت کنندگان در مانورعملیاتی باید درباره تقدم و تاخر فعالیتها اطلاع داشته باشند. اگر سناریو خوب توضیح داده نشود حتما ناهماهنگی پیش خواهد آمد.
3- خطرات و ریسک های برگزاری مانور
انجام مانور یک فعالیت غیر روتین است. برای هر فعالیت غیر روتین باید خطرات شناسایی و بررسی شوند.
4- استفاده از پیش آزمون و آزمون نهایی (جهت بررسی اثربخشی آموزش)
هرگز فراموش نکنید که مستندات آموزش باید وجود داشته باشد. پیش آزمون و آزمون نهایی میتواند مستند محکمی در بررسی اثربخشی آموزش باشد. البته که مستندات آموزشی در شرایط ناگوار میتوانند نجات بخش کارشناسان HSE و مدیران ارشد باشد.
برگزاری مانور
در زمان برگزاری مانور توصیه میشود که یک نفر مسئول فیلمبرداری و عکاسی باشد. از این فیلم ها و عکس ها در معرفی سازمان و حتی تبلیغات خود نیز میتوانید استفاده کنید. پس به هیج وجه این فرصت را از دست ندهید. فیلم ها و عکسهای گرفته شده، نوعی مستند از فعالیتها و تلاشهای شماست.
تکمیل فرم ارزیابی مانور
پس از اتمام عملیات یک فرم ارزیابی توسط کارشناس HSE تکمیل میشود. نظرات اولیه و نقاط ضعف و قوت از جمله قسمت های مهم فرم ارزیابی است. نام شرکت کنندگان و مشخصات تجهیزات استفاده شده هم بهتر است وارد شود. تمام ساعتها و زمانها را در فرم ارزیابی وارد کنید. این فرم، اطلاعات ورودی به جلسه پایش و اثربخشی مانور خواهد بود.
جلسه پایش و اثربخشی
آخرین مرحله و البته مهمترین قسمت تشکیل یک جلسه رسمی با حضور مدیر ارشد سازمان است. در این جلسه تصمیماتی برای اصلاح نقاط ضعف سازمان گرفته میشود. صورتجلسه به صورت کتبی با امضای مدیر ارشد در مستندات نگه داری و به صورت پیوسته سنجیده میشود.
راهنمایی: میزان عمل به تصمیمات این جلسه میتواند به عنوان یکی از راههای سنجش تعهد مدیریت به HSE در سیستم های بین المللی مدیریت محسوب شود.
